Gestione Documentale: l’efficienza passa da qui
La gestione documentale rappresenta un elemento strategico nella trasformazione digitale delle aziende e delle Pubbliche Amministrazioni. Ma di cosa parliamo esattamente? Con gestione documentale si intende l’intero ciclo di vita di un documento informatico, articolato in tre fasi fondamentali: creazione, gestione operativa e conservazione a norma di legge.

Oggi, grazie a soluzioni avanzate come Arxivar, è possibile affidare a sistemi sicuri e certificati la centralizzazione, l’organizzazione e la condivisione dei documenti aziendali. In un contesto in cui la complessità normativa e la mole di informazioni aumentano costantemente, dotarsi di un software di gestione documentale diventa essenziale per mantenere ordine, efficienza e conformità.

I requisiti di un sistema di gestione documentale efficace
Per essere davvero performante e garantire sicurezza e compliance, un sistema di gestione documentale deve adottare strumenti e procedure specifiche, in grado di controllare ogni fase della vita del documento. L’organizzazione dei documenti non è un mero archivio digitale, ma un vero e proprio ecosistema di flussi e accessi governato da:

• Obblighi amministrativi, giuridici e archivistici
• Principi di protezione dei dati personali
• Analisi e gestione del rischio
• Necessità di accessibilità immediata alle informazioni

Tutto questo deve avvenire rispettando pienamente le normative vigenti, con una particolare attenzione al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e alle Linee Guida AgID.

Best Practice per una gestione documentale di successo
Per garantire un sistema documentale solido ed efficiente, è fondamentale adottare alcune best practice operative:

• Implementare sistemi di Document & Content Management: strumenti evoluti per l’assegnazione dei permessi agli utenti, la gestione dei flussi di lavoro e il controllo dell’intero ciclo documentale.
• Utilizzare un Document Management System (DMS): per l’archiviazione sicura, la gestione delle versioni, l’indicizzazione dei documenti e la protezione fisica e logica dei dati.
• Predisporre un Manuale di Gestione Documentale: documento fondamentale, obbligatorio nella Pubblica Amministrazione, che descrive il sistema e i suoi processi.
• Nomina del Responsabile della Gestione Documentale: una figura chiave incaricata di supervisionare il corretto funzionamento del sistema.
• Adozione di un sistema di Conservazione a Norma: indispensabile per garantire l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo.
• Redazione del Manuale di Conservazione: che definisce l’organizzazione interna, le procedure operative, gli standard e le regole adottate.

Chi è il Responsabile della Gestione Documentale?
Il Responsabile della Gestione Documentale è una figura centrale per il buon funzionamento del sistema. Nelle aziende private può essere scelto tra dirigenti o professionisti con competenze specifiche, mentre nella Pubblica Amministrazione la sua nomina è obbligatoria.

Le sue principali responsabilità comprendono:

• Definizione delle politiche di accesso al sistema documentale
• Predisposizione delle procedure di registrazione e protocollo informatico
• Coordinamento dell’introduzione e della gestione del registro di protocollo unico
• Elaborazione dei piani di conservazione e invio periodico dei documenti chiusi al sistema di conservazione
• Collaborazione con il Responsabile della Conservazione per le operazioni di scarto documentale, in conformità con la normativa sui beni culturali

ARXivar: la piattaforma intelligente per la gestione documentale e dei processi aziendali

ARXivar è la soluzione documentale evoluta che integra, in un’unica piattaforma low-code, la gestione delle informazioni e l’automazione dei processi aziendali, potenziata dalle più moderne funzionalità di collaboration, mobile working e customer experience.

Con ARXivar, documenti e dati provenienti da qualsiasi sistema aziendale vengono centralizzati, strutturati e gestiti attraverso workflow digitali fluidi e personalizzabili, aumentando l’efficienza operativa e riducendo drasticamente il rischio di errori.

Accessibilità su misura e massima operatività
L’interfaccia utente di ARXivar è intelligente e modulabile, adattandosi perfettamente al dispositivo utilizzato – che sia PC, tablet o smartphone – e al tipo di attività da svolgere.
Per garantire la massima operatività anche in mobilità, sono disponibili app dedicate per iOS e Android, offrendo un’esperienza fluida e ottimizzata in ogni contesto.

Sicurezza, tracciabilità e controllo totale
La piattaforma consente di definire livelli di accesso personalizzati alle informazioni, garantendo riservatezza, integrità e protezione dei dati.
Ogni attività sui documenti – creazione, modifica, revisione – viene tracciata e registrata in uno storico consultabile in ogni momento, assicurando trasparenza e controllo completo.

Ricerca intelligente e avanzata
ARXivar permette di effettuare ricerche rapide e approfondite su tutti i campi dei profili documentali, sugli allegati, sulle annotazioni e sui dati anagrafici di mittenti e destinatari, fino alla ricerca testuale all’interno dei contenuti stessi dei file.
Uno strumento potente che abbatte i tempi di reperimento delle informazioni e migliora la produttività quotidiana.

Collaborazione centralizzata ed efficace
Grazie agli strumenti di collaborazione integrati, come chat aziendali e funzionalità di link sharing sicuro, ARXivar favorisce una comunicazione fluida e strutturata con colleghi, clienti e fornitori, semplificando la condivisione di documenti e informazioni all’interno e all’esterno dell’organizzazione.

Monitoraggio delle performance e analisi dei processi
La piattaforma include strumenti avanzati di monitoraggio e reportistica, fondamentali per analizzare le performance dei processi aziendali, individuare aree di miglioramento e supportare decisioni più rapide, consapevoli e orientate al risultato.

Firma elettronica integrata
ARXivar supporta tutte le principali tipologie di firma elettronica – semplice, avanzata e qualificata – perfettamente integrabili nei flussi di lavoro, per una gestione completamente digitale, sicura e conforme di ogni fase di approvazione.

Gestione completa del ciclo di vita documentale
Dalla creazione o acquisizione, passando per la firma, la protocollazione, la modifica e la conservazione, ARXivar governa l’intero ciclo di vita del documento, assicurando processi fluidi, tracciabili e a norma di legge.

Conservazione elettronica a norma
Con ARXivar è possibile avviare progetti di conservazione elettronica sostitutiva, gestendo con semplicità il monitoraggio dell’intero processo e garantendo valore legale ai documenti archiviati, nel pieno rispetto delle normative vigenti e delle Linee Guida AgID.